田中さやかは大学一年生だ。ある日、アルバイト先の店長にメールを送ることになった。

さやかはふだん友達とのやり取りにしかメールを使わない。「ねえ、明日休んでいい？」のような短い文を送るのが当たり前だった。だから、店長へのメールも同じように書いた。「明日、急用で休みます。すみません。」それだけだった。

次の日、店長から返信が来た。「件名がないのでわかりにくかったです。また、理由をもう少し書いてもらえると助かります。」さやかは少し恥ずかしくなった。友達へのメールとビジネスのメールは違うのだと、そのとき初めて気づいた。

さやかはすぐに先輩の加藤さんに相談した。加藤さんは「件名には用件をはっきり書くようにするといいよ。たとえば『○月○日の欠勤けっきんについて』みたいにね。それから、最初に自分の名前を名乗って、丁寧な言葉で書くことが大切だよ」と教えてくれた。

さやかは「なんでそんなに細かいことを気にしなければならないんだろう」と思った。でも加藤さんは続けた。「相手は一日にたくさんのメールを読むんだよ。件名がないと、何の用件かすぐにわからなくて困るんだ。丁寧に書くのは、相手への配慮はいりょだと思えばいいよ。」

その言葉を聞いて、さやかは少し考えが変わった。ビジネスのメールのルールは、ただの形式ではなく、相手のことを考えた書き方なのだとわかったからだ。さやかはもう一度、店長に丁寧なメールを書き直した。今度は件名もしっかり書いた。返信には「わかりました。ありがとう」と書いてあった。さやかは少し照てれながらも、うれしい気持ちになった。