個人情報取扱いに関する基本方針（案内文）

本方針は、当機関が保有する個人情報の適正な管理および利用に係る基本的事項を定めるものであり、情報主体の権益保護と業務上の透明性確保との均衡を図ることを主眼とする。

第一条（定義）本方針において「個人情報」とは、氏名・住所・連絡先・識別番号その他の記述等により特定の個人を識別し得る情報の一切をいい、他の情報と容易に照合することによって個人を識別できるものを含む。また「情報開示」とは、保有する個人情報を当該情報主体または第三者に提供する行為をいう。

第二条（収集目的と範囲）個人情報の収集は、利用者への各種サービス提供、法令上の義務履行、および業務の適正な遂行に必要な範囲に限定される。収集にあたっては、事前に情報主体の同意を得ることを原則とするものの、法令に基づく場合その他正当な理由が認められる場合はこの限りでない。

第三条（第三者提供の制限）収集した個人情報は、原則として情報主体の同意なく第三者に提供してはならない。ただし、公益上の必要性が高く、かつ情報主体の権益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合には、所定の審査手続きを経た上で開示を認める場合がある。今後、行政機関間の情報連携が一層促進されることに伴い、適用範囲が拡大される可能性がある点に留意されたい。

情報開示請求に関する取扱い通知

本通知は、情報公開法の規定に基づき、当局が保有する行政文書の開示請求に対する処理手順および判断基準を明示するものである。透明性の確保を旨としつつも、個人のプライバシーに係る情報については慎重な取扱いを義務付けることにより、双方の価値の調和を実現することを目的とする。

開示請求があった場合、担当部署は受理後十四日以内に開示・不開示の決定を行わなければならない。ただし、事案が複雑であるか、または関係機関との調整を要する場合には、当該期間を三十日まで延長することができる。

不開示事由として認められるのは、次に掲げる場合に限る。第一に、開示することにより特定個人のプライバシーが侵害されるおそれが客観的に認められる場合。第二に、国家安全保障または公共の安全に支障を及ぼすと判断される情報を含む場合。第三に、審議・検討中の事項であって、開示することにより意思決定過程に著しい支障を生じさせるおそれがある場合。

請求者が不開示決定に不服を有する場合は、決定通知を受領した日から三十日以内に異議申立てを行うことができる。なお、異議申立ての審査結果は原則として六十日以内に通知されるが、事案の複雑性によっては更なる延長を余儀なくされる場合がある。

個人情報開示・訂正申請書（記載要領および注意事項）

本申請書は、個人情報保護規程第十二条に基づき、情報主体が自己に関する個人情報の開示または訂正を求める際に使用するものである。申請に際しては、以下の要件を満たした上で、所定の窓口に提出すること。

【申請資格】申請者は、開示または訂正を求める情報の本人であることを要する。代理人による申請を行う場合は、委任状および代理人の本人確認書類を添付しなければならない。未成年者に係る申請については、法定代理人が行うものとする。

【申請手続き】申請書に必要事項を記入の上、本人確認書類の写しを添付して提出すること。申請内容が不明確である場合や書類に不備がある場合は、補正を求めることがあり、補正に応じない場合は申請を却下することがある。

【処理期間と例外】申請受理後、原則として二十一日以内に開示または訂正の可否を決定する。ただし、開示請求に係る情報が第三者の権益に関わる場合、または法令上の制約が存在する場合には、審査に要する期間の延長を余儀なくされることがある。今後、電子申請システムの整備が完了した暁には、処理期間の大幅な短縮が期待される。

【不服申立て】決定内容に不服がある場合は、個人情報保護委員会に対して審査請求を行うことができる。審査請求期間は決定通知の受領日から起算して六十日以内とする。